En chef behöver inte fatta alla beslut åt sina medarbetare. Självständighet och handlingsutrymme är ofta viktiga resurser i arbetet.
Men självständighet är inte samma sak som att behöva gissa.
När det är oklart vad som ska göras, vilket resultat som förväntas, vad som är viktigast när tiden inte räcker eller vilka beslut medarbetaren faktiskt får fatta uppstår en annan typ av belastning.
Arbetet kräver då inte bara att uppgiften utförs. Medarbetaren behöver samtidigt tolka organisationen.
”Vad menade chefen egentligen?”
”Är det här viktigare än det vi fick besked om i går?”
”Får jag fatta det här beslutet själv?”
”Kommer jag få kritik om jag prioriterar fel?”
Det är den typen av osäkerhet som gör otydligt ledarskap till mer än ett irritationsmoment. Det kan bli en organisatorisk arbetsmiljörisk.
Vad menas med otydligt ledarskap?
Otydligt ledarskap kan se olika ut.
Det kan handla om att chefen:
- inte klargör mål
- ger motstridiga besked
- ändrar prioriteringar utan att förklara vad som ska tas bort
- delegerar ansvar utan motsvarande mandat
- är svår att nå när beslut behöver fattas
- ger olika personer olika bilder av samma uppdrag
- undviker att avgöra konflikter mellan konkurrerande mål
Men otydligheten behöver inte alltid bero på chefens personliga ledarstil. Chefen kan själv befinna sig i en organisation där målen, resurserna eller beslutsvägarna är oklara.
Rollotydlighet är ett etablerat arbetspsykologiskt begrepp
I forskningen används begreppet role ambiguity när det finns osäkerhet kring vad rollen innebär, vilket ansvar personen har, vilka krav som gäller eller hur prestationen kommer att bedömas.
Det kan gälla både uppgifter och relationer.
En person kan exempelvis veta vad som ska göras men inte:
- hur mycket kvalitet som förväntas
- vilken deadline som faktiskt gäller
- vem som fattar det slutliga beslutet
- vem som ska informeras
- vilka kompromisser som är acceptabla
Arbetsmiljöverkets regler är mycket konkreta om tydlighet
AFS 2023:2 anger att arbetsgivaren ska se till att arbetstagarna känner till vilka arbetsuppgifter de ska utföra, vilket resultat som ska uppnås, hur arbetet ska utföras när särskilda arbetssätt gäller, vad som ska prioriteras när tiden inte räcker och vem de kan vända sig till för stöd.
Arbetsgivaren ska också säkerställa att arbetstagarna känner till vilka befogenheter de har i arbetet. Läs AFS 2023:2 hos Arbetsmiljöverket.
Tydlighet är alltså mer än en bra ledarskapsegenskap
Det handlar inte bara om att medarbetare föredrar chefer som kommunicerar väl.
Tydlighet kring arbetsuppgifter, resultat, prioriteringar, stöd och befogenheter är en del av det förebyggande arbetsmiljöarbetet.
Arbetsmiljöverket beskriver också att oklara arbetsuppgifter kan leda till att människor tolkar arbetet på olika sätt, vilket i sin tur kan öka risken för arbetsbelastning och konflikter. Läs Arbetsmiljöverkets vägledning.
Osäkerhet skapar extra kognitivt arbete
När en uppgift är tydlig kan uppmärksamheten läggas på att utföra den.
När uppgiften är otydlig behöver medarbetaren också:
- tolka signaler
- jämföra gamla och nya besked
- förutse vad chefen sannolikt menar
- kontrollera med kollegor
- förbereda sig för flera möjliga utfall
Det är arbete, även om det inte syns i verksamhetens produktionsmått.
Otydlighet kan göra små beslut onödigt belastande
En medarbetare ska välja mellan två rimliga alternativ.
Om mandatet är tydligt kan personen fatta beslutet och gå vidare.
Om mandatet är oklart kan samma val utlösa:
”Får jag bestämma detta?”
”Behöver jag fråga?”
”Blir chefen irriterad om jag väntar?”
”Blir chefen irriterad om jag inte väntar?”
Den mentala kostnaden ökar utan att själva arbetsuppgiften blivit svårare.
Forskning kopplar rollotydlighet till psykisk belastning
En longitudinell analys från Japan använde 41 962 observationer från 13 811 arbetstagare och fann att högre rollotydlighet var förknippad med mer psykisk distress.
Studien visade också att rollotydlighet kunde förstärka sambandet mellan vissa andra arbetsstressorer och psykisk belastning. Läs studien på PubMed.
Resultatet ska inte tolkas som att rollotydlighet ensam orsakar psykisk ohälsa, men det ger stöd för att otydlighet är en relevant arbetsmiljöfaktor.
Rollotydlighet påverkar också hur människor fungerar i organisationen
En metaanalys av 42 studier fann att både rollotydlighet och rollkonflikt hade negativa samband med organisatoriska medborgarbeteenden – frivilliga beteenden där medarbetare bidrar utöver strikt definierade arbetsuppgifter.
Arbetstillfredsställelse var en del av den statistiska förklaringsmodellen. Läs metaanalysen på PubMed.
Det är ytterligare ett tecken på att otydlighet inte bara påverkar känslan utan även hur lätt det är att orientera sig och bidra i verksamheten.
Otydlighet kan skapa överarbete
När standarden inte är tydlig kan en noggrann medarbetare försöka minska risken genom att göra mer.
Exempel:
- läsa underlaget en gång extra
- göra två versioner
- förbereda fler alternativ än nödvändigt
- arbeta längre för säkerhets skull
- kontrollera beslut med flera personer
Det kan fungera kortsiktigt men göra otydligheten osynlig för organisationen.
Överarbete kan bli organisationens kompensationssystem
Om medarbetare konsekvent fyller i otydliga instruktioner genom extraarbete fortsätter verksamheten att fungera.
Chefen får då mindre återkoppling om att instruktionerna behöver förbättras.
Det liknar mönstret i När ingen vågar säga att arbetsbelastningen är för hög.
Otydlighet kan skapa dubbelarbete
Två personer kan börja arbeta med samma fråga eftersom ingen vet vem som äger den.
Eller så väntar båda eftersom var och en tror att den andre har ansvaret.
Båda situationerna är ineffektiva men har olika symtom:
- för mycket arbete
- eller inget arbete alls
Otydligt mandat skapar särskilda problem
Ansvar utan befogenheter är en belastande kombination.
Personen förväntas leverera resultat men får inte fatta de beslut som krävs för att nå resultatet.
Då uppstår lätt ett beroende av chefens godkännande i frågor som egentligen behöver hanteras närmare arbetet.
Chefens frånvaro kan göra otydligt mandat ännu svårare
Om medarbetaren inte vet vad den får bestämma och chefen samtidigt är svår att nå uppstår väntetid.
Arbetet stannar eller så tar personen beslut på egen risk.
Det kan skapa både stress och konflikter i efterhand.
Tydlighet kräver inte mikrostyrning
Det är viktigt att skilja två saker åt.
Tydlighet handlar om att veta:
- vad målet är
- vilka ramar som gäller
- vilka prioriteringar som finns
- vilket mandat du har
Mikrostyrning innebär att chefen kontrollerar sådant som medarbetaren rimligen skulle kunna bestämma själv.
Ett tydligt ledarskap kan därför ge större självständighet, inte mindre.
Ju tydligare ramen är, desto friare kan arbetssättet vara
En chef kan säga:
”Målet är X. Deadline är fredag. Kvalitetskraven är A och B. Du bestämmer själv metod och arbetsordning. Om tidplanen spricker prioriterar vi bort C.”
Det ger både riktning och handlingsutrymme.
Skiftande prioriteringar är en vanlig källa till osäkerhet
Organisationer behöver ibland ändra prioriteringar snabbt.
Problemet är inte förändringen i sig.
Problemet uppstår när ett nytt prioriterat uppdrag läggs ovanpå de gamla utan besked om vad som nu ska vänta.
Medarbetaren får då flera ”högsta prioriteringar” samtidigt.
När allt är prioriterat är ingenting prioriterat
En chef som säger:
”A är viktigast, men B måste också vara klart, och C får absolut inte bli sent.”
har i praktiken lämnat prioriteringskonflikten hos medarbetaren.
AFS 2023:2 kräver att arbetstagaren ska känna till vad som ska prioriteras när tiden inte räcker till för alla arbetsuppgifter. Läs reglerna hos Arbetsmiljöverket.
Otydlig återkoppling kan skapa prestationsosäkerhet
En medarbetare får höra:
”Det behöver bli lite bättre.”
Men inte:
- vad som är otillräckligt
- vilken nivå som krävs
- hur framsteg ska bedömas
Resultatet blir ofta att personen själv försöker gissa vad ”bättre” betyder.
Gör förväntningar observerbara
Jämför:
”Du behöver ta mer ansvar.”
med:
”När ett ärende riskerar att bli försenat behöver du informera mig senast dagen före deadline och föreslå nästa steg.”
Den andra formuleringen går att förstå och följa upp.
Otydlighet kan öka konfliktrisken mellan kollegor
När arbetsfördelningen är oklar börjar människor skapa sina egna modeller.
En person tror att kvalitet väger tyngst. En annan tror att tempo är viktigast.
En tredje tror att den har mandat att fatta beslutet.
Konflikten kan sedan framstå som personlig trots att organisationen aldrig klargjorde spelreglerna.
Läs mer i När konflikter blir personliga trots att problemet började i sakfrågan.
Arbetsmiljöverket lyfter just otydlighet som konfliktrisk
Arbetsmiljöverket beskriver att otydlighet kring arbetsfördelning, prestationsförväntningar och arbetssätt kan bidra till ökad risk för konflikter och kränkande särbehandling. Läs mer hos Arbetsmiljöverket.
Otydlighet kan också bidra till tystnad
Om medarbetaren inte vet vilket mandat som finns kan det bli svårt att veta när en fråga ska lyftas.
Det kan låta:
”Det här kanske egentligen inte är min sak.”
”Jag vill inte gå förbi min kollega.”
”Chefen har säkert redan tänkt på det.”
På så sätt kan viktig information bli kvar mellan roller.
Psykologisk trygghet hjälper, men ersätter inte struktur
Ett team kan vara mycket tryggt och ändå lida av otydliga uppdrag.
Medarbetarna vågar säga att de inte förstår – men om ledningen fortfarande inte kan klargöra prioriteringarna finns problemet kvar.
Psykologisk trygghet gör otydlighet lättare att synliggöra. Den löser inte otydligheten automatiskt.
Läs mer i Psykologisk trygghet i praktiken – vad märks i ett fungerande team?.
Chefen kan själv vara utsatt för otydlighet
Det är viktigt att inte stanna vid första linjens chef.
En chef som får:
- motstridiga mål från ledningen
- otillräckligt mandat
- för många medarbetare
- för lite tid
- oklara ekonomiska ramar
kan få svårt att skapa tydlighet nedåt.
Arbetsmiljöverket betonar chefens egna förutsättningar
AFS 2023:2 anger att chefer och arbetsledare ska ha kunskap om hur ohälsosam arbetsbelastning förebyggs och att de också ska ha faktiska förutsättningar att använda kunskapen.
I de allmänna råden nämns bland annat tillräckliga befogenheter, rimlig arbetsbelastning och stöd i rollen. Läs AFS 2023:2.
Ledarskap och välbefinnande hänger samman
En systematisk översikt och metaanalys av ledarskap och arbetsrelaterat välbefinnande fann stöd för att ledarskapet har betydelse för bland annat välbefinnande och sjukfrånvaro, även om forskningsläget vid tidpunkten hade begränsningar och inte gav lika tydliga resultat för alla utfall. Läs översikten på PubMed.
Nyare forskning har fortsatt utveckla området och visar att relationen mellan ledarskap, krav, resurser och välbefinnande är komplex snarare än beroende av en enda ledarstil.
En modern översikt visar bredden i ledarskapsfrågan
En scoping review från 2023 identifierade 21 longitudinella studier om ledarskap, gränsen mellan arbete och privatliv, återhämtning och välbefinnande.
Författarna betonar att ledarskap kan påverka både arbetskrav och resurser och därigenom medarbetares möjligheter till återhämtning. Läs översikten på PubMed.
Rollklarhet kan fungera som en arbetsresurs
Forskning om rollklarhet visar att tydligare roller kan hänga samman med motivation och välbefinnande genom att arbetstagaren lättare kan orientera sig, uppleva kompetens och veta vad som förväntas.
En studie från 2019 fann samband mellan rollklarhet, grundläggande psykologiska behov och vitalitet i arbetet. Studien var tvärsnittlig och kan därför inte fastställa orsak, men den illustrerar varför tydlighet kan fungera som en resurs. Läs studien på PubMed.
Otydlighet kan förstärka andra stressorer
Det är kanske den viktigaste forskningsmässiga poängen.
En hög arbetsmängd är belastande.
En hög arbetsmängd där du dessutom inte vet vad som är viktigast kan vara ännu svårare.
En konflikt är belastande.
En konflikt där rollerna och mandaten är oklara blir svårare att lösa.
Otydligheten kan alltså fungera som en förstärkare.
När chefen ändrar sig ofta
Förändrade beslut behöver inte betyda dåligt ledarskap. Ny information kan kräva nya beslut.
Men varje förändring bör innehålla:
- vad som ändras
- varför
- vad det ersätter
- vad som nu prioriteras bort
Annars får organisationen lager av gamla och nya instruktioner samtidigt.
När olika medarbetare får olika besked
Det kan skapa särskilt stor friktion.
Person A säger:
”Chefen sa att vi ska prioritera kundärendet.”
Person B säger:
”Till mig sa hon att rapporten går först.”
Problemet blir snabbt en relationsfråga mellan A och B trots att informationskällan är densamma.
Gemensam kommunikation minskar tolkningsutrymmet
När flera personer delar ansvar är det ofta värdefullt att viktiga prioriteringar kommuniceras gemensamt och dokumenteras kort.
Det behöver inte vara byråkratiskt.
En enkel sammanfattning kan vara:
”Den här veckan är A prioritet ett. B fortsätter om tid finns. C flyttas till nästa vecka.”
Dokumentation kan skydda mot minneskonflikter
Muntlig dialog är ofta bäst för komplexa frågor, men ett kort skriftligt avslut kan förhindra att personer minns beslutet olika.
Det kan innehålla:
- beslut
- ansvar
- deadline
- prioritering
- när frågan ska omprövas
Tydlighet behöver uppdateras
En rollbeskrivning som skrevs för tre år sedan skapar inte automatiskt tydlighet i dagens arbete.
Nya system, kunder, projekt och organisationsförändringar ändrar ofta innehållet.
AFS 2023:2:s allmänna råd betonar att de centrala punkterna kring uppdrag, prioritering och stöd behöver gås igenom fortlöpande. Läs föreskriften hos Arbetsmiljöverket.
En enkel tydlighetskontroll för teamet
Låt alla i teamet svara separat på fem frågor:
- Vilka är våra tre viktigaste mål just nu?
- Vad ska prioriteras när tiden inte räcker?
- Vilka beslut får jag fatta själv?
- När behöver jag involvera chef?
- Vem kan hjälpa när jag kör fast?
Jämför sedan svaren.
Stora skillnader visar var organisationen behöver skapa gemensam klarhet.
Frågor för medarbetaren när chefen är otydlig
- Vad exakt är oklart?
- Är det mål, prioritet, kvalitetsnivå, mandat eller stöd?
- Vilket beslut behöver jag från chefen?
- Vilken del kan jag själv avgöra?
- Kan jag formulera två möjliga alternativ i stället för en allmän fråga?
Be om beslut – inte bara mer information
Jämför:
”Jag förstår inte riktigt prioriteringen.”
med:
”Jag kan hinna antingen kundärendet eller rapporten till fredag. Vilken ska prioriteras?”
Den andra formuleringen gör behovet av ledningsbeslut tydligt.
Frågor för chefen
- Vet medarbetarna vad som är viktigast?
- Har jag lagt till nya krav utan att ta bort gamla?
- Är det tydligt vilka beslut de får fatta själva?
- Ger jag samma budskap till hela teamet?
- Är jag tillgänglig i de frågor där mitt beslut faktiskt krävs?
- Vet medarbetarna vad ”bra nog” betyder?
Frågor för ledning och HR
- Har våra chefer mandat att skapa verkliga prioriteringar?
- Får de motstridiga mål från olika delar av organisationen?
- Är chefsspannet rimligt?
- Finns forum där oklarheter mellan organisatoriska nivåer kan lösas?
- Har vi otydliga ansvar som regelbundet skapar konflikt?
När ett svårt samtal behövs
Att be sin chef om tydlighet kan kännas laddat, särskilt om personen tidigare blivit defensiv.
Då kan strukturen från Svåra samtal på jobbet – varför de ofta skjuts upp vara användbar.
Beskriv observation, effekt och vilket konkret beslut eller klargörande du behöver.
När otydligheten bidrar till för hög arbetsbelastning
Om mycket extra tid går åt till omarbete, kontroll och felprioriteringar är otydligheten också en kapacitetsfråga.
Läs då även Organisatorisk stress – när individuella råd inte räcker.
Ett strukturerat material kan vara ett komplement
Gävleborgs Psykoterapi Akademis program Relationer och kommunikation i arbetslivet kan användas som ett psykoedukativt komplement för reflektion kring kommunikation, samarbete och relationella mönster i arbetslivet.
Programmet ersätter inte arbetsgivarens ansvar att skapa tydliga organisatoriska förutsättningar.
Vanliga fallgropar
- att göra organisatorisk otydlighet till individens osäkerhetsproblem
- att tro att tydlighet kräver detaljstyrning
- att lägga till nya prioriteringar utan att ta bort gamla
- att delegera ansvar utan mandat
- att ge generell feedback som ”ta mer ansvar”
- att låta medarbetare kompensera genom extraarbete
- att kommunicera olika besked till personer som delar ansvar
- att anta att en gammal rollbeskrivning fortfarande skapar rollklarhet
När professionellt stöd kan vara relevant
Långvarig organisatorisk osäkerhet kan bidra till stress, grubblande, sömnproblem och svårigheter att koppla bort arbetet.
Om sådana besvär blir betydande kan professionell bedömning vara relevant.
Det individuella stödet bör dock inte ersätta förändringar i arbetsmiljön när otydlighet, arbetsbelastning eller bristande mandat är centrala orsaker.
Vanliga frågor
Är en otydlig chef automatiskt en dålig chef?
Nej. Tillfällig otydlighet kan uppstå i alla verksamheter, särskilt vid snabb förändring. Problemet blir större när otydligheten är återkommande, påverkar arbete och hälsa och inte korrigeras trots att den blivit känd.
Hur vet jag om jag behöver mer tydlighet eller bara vill ha mer kontroll?
Fråga om det finns konkret information som behövs för att utföra arbetet: mål, prioritet, mandat, ansvar eller kvalitetskrav. Om den informationen saknas är behovet organisatoriskt relevant. Om allt redan är tydligt men du ändå söker upprepade försäkringar kan en individuell osäkerhetsmekanism också finnas.
Är det chefens uppgift att prioritera åt mig?
Det beror på rollen och vilket mandat du har. Men arbetsgivaren ska se till att du känner till vad som ska prioriteras när tiden inte räcker. Om prioriteringen ligger på dig behöver du alltså också ha befogenhet och tillräckliga ramar för att göra den.
Kan mer självständighet minska otydlighet?
Ja, om självständigheten kombineras med tydliga mål och mandat. Autonomi fungerar bättre när personen vet inom vilka ramar den får fatta beslut.
Vad är ett bra första steg för medarbetaren?
Identifiera vilken sorts otydlighet du försöker lösa. Be sedan om ett konkret klargörande, exempelvis: ”Vilken av de här två uppgifterna ska prioriteras?” eller ”Vilka beslut får jag fatta utan godkännande?”
Vad är ett bra första steg för chefen?
Be medarbetarna beskriva de tre viktigaste prioriteringarna med egna ord. Om svaren skiljer sig tydligt har du direkt information om var kommunikationen behöver bli klarare.
Källor och rekommenderad vidare läsning
Arbetsmiljöverket – AFS 2023:2, Planering och organisering av arbetsmiljöarbete
Arbetsmiljöverket – Förebygg ohälsosam arbetsbelastning
Arbetsmiljöverket – Kränkande särbehandling och mobbning
Avslutande perspektiv
En otydlig chef skapar inte bara osäkerhet i kommunikationen.
När mål, mandat och prioriteringar saknas behöver medarbetare använda tid och mental kapacitet till att tolka sådant som organisationen egentligen skulle kunna klargöra.
Det kan leda till dubbelarbete, överarbete, väntan, konflikter och onödig stress.
Det hållbara alternativet är inte mer kontroll från chefen. Det är tydligare ramar.
När människor vet vilket resultat som ska uppnås, vad som är viktigast, vilka beslut de får fatta och var de får stöd kan självständigheten öka samtidigt som osäkerheten minskar.
Artikeln är avsedd som generell information om ledarskap, rolltydlighet och organisatorisk arbetsmiljö. Den ersätter inte juridisk rådgivning, arbetsmiljöutredning, professionell organisations- eller ledarskapsinsats, medicinsk eller psykologisk bedömning eller individuell behandling.