När arbetsbelastningen blir hög är det inte alltid lätt att se vad som faktiskt driver pressen. Många uppgifter pågår samtidigt, prioriteringarna konkurrerar och känslan av att inte hinna med kan växa även när du arbetar hårt.

Arbetsbelastningskartan är en strukturerad arbetsmall för dig som vill skapa en tydligare bild av krav, kapacitet, prioriteringar och sådant som behöver förändras i arbetssituationen.

Mallen hjälper dig att gå från en allmän upplevelse av att det är för mycket till ett mer konkret underlag för reflektion, prioritering och samtal med chef eller arbetsgrupp.

Gör arbetsbelastningen synlig

Arbetsbelastning handlar inte bara om hur många uppgifter som finns på listan. Otydliga förväntningar, avbrott, motstridiga krav, tidspress och ansvarsfördelning kan vara minst lika viktiga.

Arbetsbelastningskartan hjälper dig att bryta ner situationen i mindre delar och se vilka krav som faktiskt tar mest tid, energi och uppmärksamhet.

I mallen kartlägger du bland annat

• vilka arbetsuppgifter som tar mest tid
• vilka krav som skapar störst mental belastning
• vilka uppgifter som konkurrerar om samma tid
• var prioriteringar är otydliga eller motstridiga
• vad som faktiskt ryms inom arbetstiden
• vilka delar du själv kan påverka
• vilka frågor som behöver lyftas med chef eller arbetsgrupp
• vad som kan prioriteras om, förenklas eller delegeras
• vilka förändringar som skulle göra störst praktisk skillnad
• vad du vill följa upp efter en bestämd period

Skilj mellan hög arbetsmängd och otydliga krav

Det är lätt att beskriva arbetsbelastning som ett rent mängdproblem, men ibland ligger svårigheten lika mycket i otydlighet.

Två uppgifter kan var för sig vara rimliga men tillsammans bli svåra att hantera om båda förväntas vara högsta prioritet. Mallen hjälper dig därför att synliggöra var kraven krockar och vilka beslut som behöver bli tydligare.

Jämför krav med faktisk kapacitet

En plan kan se rimlig ut på papper men ändå vara omöjlig att genomföra inom den tid och energi som finns.

Arbetsbelastningskartan hjälper dig att jämföra arbetskraven med realistisk kapacitet. Det kan göra det lättare att se om problemet främst handlar om prioritering, tid, resurser eller en arbetsmängd som helt enkelt inte ryms.

Förbered ett mer konkret samtal med chef

Det kan vara svårt att prata om arbetsbelastning om samtalet stannar vid formuleringar som ”det är för mycket” eller ”jag hinner inte”.

Mallen hjälper dig att ta med konkreta exempel: vilka uppgifter som krockar, hur mycket tid de tar, vilka konsekvenser som uppstår och vilken förändring som skulle vara mest hjälpsam.

Det skapar bättre förutsättningar för ett samtal som handlar om faktisk arbetsorganisation och prioritering.

För dig som behöver bättre överblick över arbetssituationen

Arbetsbelastningskartan kan passa dig som upplever att många uppgifter känns lika brådskande, ofta arbetar vidare utan att listan blir kortare eller har svårt att avgöra vad som ska prioriteras först.

Den kan också vara användbar om du vill dokumentera belastningen inför ett uppföljningssamtal eller se hur arbetssituationen förändras över tid.

Från belastning till möjliga förändringar

Målet med kartläggningen är inte bara att beskriva problemet, utan också att identifiera var förändring faktiskt är möjlig.

Det kan handla om tydligare prioriteringar, förändrad ansvarsfördelning, färre samtidiga uppgifter, bättre framförhållning eller att vissa krav behöver lyftas organisatoriskt.

Mallen hjälper dig att avsluta kartläggningen med ett fåtal konkreta förändringsområden i stället för en lång lista över allt som känns svårt.

Psykoterapeutens reflektion

Hög arbetsbelastning blir ofta svårare att hantera när individen förväntas lösa ett organisatoriskt problem genom att arbeta snabbare eller bli ännu mer effektiv.

En användbar fråga kan därför vara: ”Är detta något jag behöver förändra i mitt eget arbetssätt – eller är det ett krav som behöver förändras i själva arbetssituationen?”

Den skillnaden är viktig eftersom alla belastningsproblem inte ska lösas på individnivå.

Så använder du Arbetsbelastningskartan

Börja med att skriva ner de viktigaste arbetsuppgifterna och kraven i din nuvarande situation. Markera därefter vilka som tar mest tid, energi och mental uppmärksamhet.

Sortera vad du själv kan påverka och vad som behöver lyftas vidare. Välj sedan ett fåtal konkreta förändringar eller frågor som du vill ta vidare i samtal med chef eller arbetsgrupp.

Använd gärna mallen igen efter några veckor för att följa upp om belastningen, prioriteringarna eller förutsättningarna har förändrats.

Format och leverans

Format: Digital PDF
Omfattning: 9 sidor
Leverans: Tillgänglig direkt efter köp
Pris: 149 kr inkl. moms

Utvecklat och kvalitetssäkrat av Daniel Karlsson, legitimerad psykoterapeut.

Arbetsbelastningskartan är ett reflektions- och kartläggningsmaterial för arbetslivet. Den ersätter inte arbetsgivarens arbetsmiljöansvar, medicinsk eller psykologisk bedömning, HR-stöd eller annan professionell rådgivning när sådan kompetens behövs.